各二級學(xué)院、部門:
爲進(jìn)一步加強我校财務管理,規範開(kāi)支報銷行爲,提高工作效率,根據财政部《會(huì)計基礎工作規範》、省财政廳《關于進(jìn)一步加強會(huì)計工作的意見》以及市财政局《渭南市市級國(guó)庫集中支付業務操作規程(試行)》等有關文件規定,結合學(xué)校實際,現就(jiù)規範開(kāi)支報銷管理工作有關事(shì)項通知如下:
一、開(kāi)支報銷流程
(一)開(kāi)支報銷基本流程
經(jīng)辦人取得相關經(jīng)濟業務的合法原始憑證→按要求整理、粘貼原始憑證→填制開(kāi)支報銷審批單→經(jīng)手人、驗收人或證明人簽字→所在二級學(xué)院、部門或相關職能(néng)部門負責人審簽→會(huì)計人員審核憑證→分管領導審簽→計劃财務處負責人核簽→總會(huì)計師審簽→院長(cháng)審批→經(jīng)辦人將(jiāng)報銷單據交會(huì)計科辦理報銷手續。
(二)開(kāi)支報銷審批權限
學(xué)校開(kāi)支報銷依據管理責任劃分審批權限,院長(cháng)、分管院領導、各部門負責人根據職責分工,分别負責職權範圍内的經(jīng)費開(kāi)支事(shì)項,并按照“誰審批,誰負責”的原則,對(duì)經(jīng)費開(kāi)支的合法性、合理性和真實性負責。
開(kāi)支報銷審批權限:
1.人員經(jīng)費由分管領導和總會(huì)計師審批。
2.運行經(jīng)費5000元以下開(kāi)支,根據業務性質,由分管院領導審批;運行經(jīng)費5000元-200000元開(kāi)支,根據業務性質,由分管院領導和總會(huì)計師審批;運行經(jīng)費200000元及其以上開(kāi)支由院長(cháng)審批。
3.專項經(jīng)費(含維持類專項、發(fā)展類專項、濟困助學(xué)資金)10000元以下開(kāi)支由分管院領導審批;專項經(jīng)費10000元-200000元開(kāi)支由總會(huì)計師審批;專項經(jīng)費200000元及其以上開(kāi)支由院長(cháng)審批。
4.基建項目支出由院長(cháng)審批。
5.新增變更事(shì)項由院長(cháng)審批。
(三)開(kāi)支報銷審批流程圖(見附件1)
(四)開(kāi)支報銷業務注意事(shì)項
1.學(xué)校所有開(kāi)支事(shì)項應事(shì)先辦理“用款計劃審批單”,并嚴格執行預算确定的項目、用途及金額标準。無用款計劃和預算資金的事(shì)項,計劃财務處不予辦理開(kāi)支報銷。
2.辦理報銷業務,須填制《開(kāi)支報銷審批單》,并將(jiāng)原始憑證整齊有序地粘貼在“原始單據粘貼單”上,作爲報銷憑據。
3.各類報銷單據須用鋼筆或簽字筆填寫,字迹清楚,不能(néng)塗改。
二、原始憑證的基本要求
原始憑證是指經(jīng)辦部門或人員在經(jīng)濟業務發(fā)生或完成(chéng)時(shí)取得或填制的,用以證明經(jīng)濟業務發(fā)生或完成(chéng)的情況、并作爲記賬原始依據的會(huì)計憑證。
(一)原始憑證的分類及适用範圍
各種(zhǒng)票據必須按規定範圍使用,超範圍使用的不得作爲報銷憑證。常用原始憑證基本要求如下:
1.發(fā)票:從公司、企業或其它營利性組織取得的發(fā)票,必須由稅務機關統一印制并帶有稅務監制章,同時(shí)加蓋收款單位的财務專用章或發(fā)票專用章。
2.行政事(shì)業收據:從行政機關、事(shì)業單位或其它非營利性組織取得的收款收據,必須由财政部門統一印制并帶有财政監制章,同時(shí)加蓋收款單位的财務專用章或收款專用章。
3.稅務機關代開(kāi)發(fā)票:如因工作特殊需要,需向(xiàng)自然人購買物品或接受服務,無法取得正規發(fā)票的,必須取得對(duì)方收款人出具的收款證明(注明事(shì)由、物品名稱、數量、單價、金額、業務日期、收款人簽字),與經(jīng)由稅務機關代開(kāi)發(fā)票一齊視同有效憑證報銷。
4.校内自制原始憑證:如領款憑證、差旅費報銷單等,須使用學(xué)校統一印制的格式。
(二)原始憑證的基本要素
主要包括:出票日期、接受憑證單位名稱(渭南市聯合職業學(xué)校)、經(jīng)濟業務的具體内容、所購實物的單位和數量、金額(大小寫)、開(kāi)具單位财務公章或發(fā)票專用章、收款人簽名或簽章等,各要素應填寫完整。
(三)原始憑證一般合規性要求
1.報銷憑證必須是由稅務部門或财政部門監制印發(fā)的統一票據,電腦發(fā)票手工填寫無效。
2.發(fā)票要素要齊全:單位名稱(一律爲渭南市聯合職業學(xué)校,不得寫爲二級學(xué)院、處室)、日期、品名(必須填寫物品及相關的具體名稱)、單價、數量、金額等項目填寫齊全,字迹清楚,金額正确,大、小寫相符。票據一經(jīng)塗改即爲無效。
因購買辦公用品、耗材等需合并開(kāi)具的票據,即發(fā)票内容上出現“辦公用品”“藥品”“文具”“耗材”“體育用品”等籠統字樣(yàng)的,須附蓋有票據開(kāi)具單位财務專用章的購買物品明細清單。
3.印章要齊全:一般購貨發(fā)票須有稅務機關統一印制的發(fā)票監制章,并加蓋出票單位發(fā)票專用章或财務專用章;行政事(shì)業收據須有省或市級财政部門統一印制的财政票據監制章并加蓋收款單位财務專用章。
4.發(fā)票(收據)須在稅務機關(财政部門)規定的使用有效期内使用。過(guò)期作廢發(fā)票、跨行業使用的發(fā)票不得作爲報銷憑證。
5.票據報銷有效期爲一年,超過(guò)期限的票據不予報銷。
6.自制單據,應制定規範表格,字迹清楚,内容完整,并有制單人、複核人和部門負責人等審批人員簽字位置。
7.外單位自制的内部收據及三聯單一律不得作爲報銷憑證。
8.原始發(fā)票遺失處理辦法,發(fā)票遺失,須取得原票據記賬聯或存根聯複印件,加蓋原開(kāi)具單位的财務專用章,并由經(jīng)辦人寫出書面(miàn)說(shuō)明(業務内容、金額及情況說(shuō)明等),經(jīng)部門負責人審核簽字,視同原始單據報銷。
9.各類通知、批件、合同等附件,報銷時(shí)須爲原件。
三、主要業務報銷的原始憑證和附件
——報銷辦公用品等物品購置費,須提供購貨發(fā)票及明細清單等。
——報銷專用材料(實驗實訓耗材、水電材料、文體用品等)低值易耗品購置費,須提供購貨發(fā)票及明細清單,物品驗收入庫單等。
——報銷資産購置費,須附采購預算申請審批表、采購合同、購貨發(fā)票及明細清單、固定資産驗收入庫單等,按規定須通過(guò)政府集中采購的,還(hái)須附政府采購審批表等。
——報銷差旅費,須附出差事(shì)由文件(參加會(huì)議、培訓、技能(néng)大賽通知等)、出差審批單及相關差旅費票據等。
——報銷公務接待費,須附有派出單位接待公函、公務接待審批單,公務接待清單、接待費票據等。
——報銷會(huì)議費,須附會(huì)議預算(決算)審批表、會(huì)議通知、會(huì)議代表簽到冊,會(huì)議費發(fā)票及明細支出表等。
——報銷培訓費,須附培訓預算(決算)審批表單、培訓通知、培訓審批文件、實際參訓人員簽到表、講課費簽收單、培訓費發(fā)票以及培訓機構出具的原始明細單據、電子結算單等憑證。
——報銷臨時(shí)出國(guó)(境)費用,須有因公臨時(shí)出國(guó)(境)團組提交的出國(guó)任務批件、護照或出境通行證(包括簽證和出入境記錄)複印件、團組負責人簽字的團組實際出行行程表(行程表中須有具體時(shí)間、地點、活動安排情況)、團組負責人審核簽字的國(guó)外費用報銷單、出國(guó)用彙審批及核銷手續等。各種(zhǒng)報銷憑證須用中文注明開(kāi)支内容、日期、數量、金額等,并由經(jīng)辦人簽字。
——報銷維修費,須提供批準的維修預算報告,内部招标文件、驗收報告、維修費發(fā)票及清單等。
四、原始憑證整理和開(kāi)支報銷審批單填寫
(一)票據分類:對(duì)于集中較多的票據按照内容進(jìn)行分類,分爲辦公用品、電話費、差旅費、設備維修費、資料費、市内交通費、圖書資料版面(miàn)費、實驗材料費、設備購置費、車輛維持費、業務招待費等,按照類别分别粘貼在原始單據粘貼單上。
1.票據應分類粘貼:如差旅費中火車票、船票、長(cháng)途汽車票爲一類,住宿費爲一類,與差旅費有關的其他單據爲一類,分類單獨粘貼在相應的粘貼單上報銷。
2.票據粘貼應遵循一事(shì)一粘的原則。如多次差旅費不應粘貼在一張粘貼單上。
3.不同經(jīng)費項目列支的票據,應按不同的項目分别粘貼在不同的粘貼單上。
4.原始憑證有附件的,也應附在原始憑證後(hòu)面(miàn),并注明附件的自然張數,有效金額應相等。
(二)票據粘貼:票據粘貼使用學(xué)院統一印制的原始憑證粘貼單。在空白粘貼單上將(jiāng)原始報銷憑證按小票在下,大票在上的要求,從右至左呈階梯狀依次粘貼。票據粘貼應做到平整、均勻,避免將(jiāng)票據貼出粘貼單外。對(duì)粘貼不整齊,内容不完整的單據,不予辦理報銷。
1.小于粘貼單的票據,應按右上齊,從右往左(左側不超過(guò)裝訂線),分上下兩(liǎng)行,呈階梯狀將(jiāng)票據左側平整均勻地粘貼在粘貼單上。若票據較多可貼附在多張粘貼單上,盡量使整張粘貼單厚度上下左右保持一緻。
2.與粘貼單大小相當的多張票據,也呈階梯狀粘貼在粘貼單上(左側不超過(guò)裝訂線)。
3.超過(guò)粘貼單的較大票據,也需粘貼在粘貼單上,超出部分可以按照粘貼單大小折疊在粘貼單範圍之内(左側不超過(guò)裝訂線)。
4.各種(zhǒng)卡片式的車船票應將(jiāng)背面(miàn)撕下粘貼。
5.請勿用訂書針、直别針等裝訂。
(三)原始憑證粘貼樣(yàng)闆(見附件2)
(四)填寫開(kāi)支報銷審批單:原始憑證整理、粘貼完整後(hòu),經(jīng)辦人在粘貼單指定位置填寫單據張數、合計金額等,據此填制《開(kāi)支報銷審批單》(公務卡開(kāi)支填制《公務卡開(kāi)支報銷審批單》、差旅費開(kāi)支填制《差旅費開(kāi)支報銷審批單》),交由相關責任人審核簽字,作爲辦理開(kāi)支報銷的憑據。
《開(kāi)支報銷審批單》一律用鋼筆或簽字筆填寫,字迹清楚,内容完整,大小寫金額相符,不能(néng)塗改。大寫數字應規範書寫(如:壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、億、萬、仟、佰、元、角、分、零);小寫數字填到角分,沒(méi)有的用“0”補齊,阿拉伯數字前未印貨币符号的,應填寫人民币符号“¥”。大寫金額數字到元或角爲止的,在元或角的後(hòu)面(miàn)要寫整(或正)字,金額數字到分的,分字後(hòu)面(miàn)不必寫整(或正)字。
五、原始憑證的審核
(一)原始憑證審核的主要内容
1.真實性審核。審核原始憑證的真實性,主要依據實際發(fā)生的經(jīng)濟業務事(shì)項。涉及貨币資金收支的,審核實際收支的資金與填制或取得的原始憑證是否一緻;涉及轉賬業務的,審核轉賬的依據、方法、金額是否符合國(guó)家統一會(huì)計制度的規定。
2.合法性審核。審核原始憑證的合法性,主要是依據相關法律和法規的規定。填制、取得的各種(zhǒng)專用或者普通發(fā)票應當有稅務部門的監制印章;填制、取得的各種(zhǒng)收據應當有财政部門的監制印章;未經(jīng)批準印制或購買的票據,隻能(néng)用于單位内部管理,不得對(duì)外提供或用于法律、法規不允許使用的經(jīng)濟業務事(shì)項。
3.正确性審核。審核原始憑證的正确性,一方面(miàn)核對(duì)原始憑證所記錄内容與實際發(fā)生的經(jīng)濟業務事(shì)項是否一緻,避免虛假票據;另一方面(miàn)核對(duì)原始憑證所記錄的各項内容是否準确。
4.完整性審核。審核原始憑證的完整性,主要是核對(duì)實際發(fā)生的經(jīng)濟業務事(shì)項過(guò)程中應當産生的原始憑證是否齊全,還(hái)應該核對(duì)實際發(fā)生的經(jīng)濟業務事(shì)項過(guò)程中各環節的經(jīng)辦人、負責人是否按規定簽字蓋章。
(二)原始憑證審核結果的處理
在審核原始憑證過(guò)程中,對(duì)于審核無誤的原始憑證應編制記賬憑證,辦理報銷手續;對(duì)于不符合要求的原始憑證,應分别不同情況按照下列方法進(jìn)行處理:
1.對(duì)于不真實、不合法的原始憑證,會(huì)計人員有責任不予受理,并向(xiàng)單位負責人報告,請求查明原因,追究有關當事(shì)人的責任。
2.對(duì)于真實、合法、合理,但内容不夠完整、填寫有錯誤的原始憑證,應退回給經(jīng)辦人員,由其負責將(jiāng)有關憑證補充完整,更正錯誤後(hòu),再辦理正式的報銷手續。
(三)原始憑證審核的一般性要求
1.經(jīng)辦人、證明人、驗收人簽字
(1)購置固定資産,應到資産管理部門辦理資産入賬手續,開(kāi)具固定資産驗收入庫單。
(2)報銷圖書、資料費(含固定資産管理的軟件),還(hái)需到圖書館驗收,并由資産管理部門開(kāi)具固定資産驗收入庫單。
(3)購買辦公用品、實訓耗材、水電材料、文體用品等低值易耗品的,票據除經(jīng)辦人簽字外,還(hái)需經(jīng)辦人之外的驗收人在票據及清單上簽字驗收。
2.财務人員稽核
财務審核人員根據《會(huì)計基礎工作規範》《高等學(xué)校會(huì)計制度》等有關财經(jīng)法規和校内有關規章制度,對(duì)經(jīng)辦人送交的原始憑證進(jìn)行審核。
3.按審批權限審批。送交報銷資料時(shí),應依據學(xué)校開(kāi)支報銷審批權限及流程辦理相關審批手續。
六、開(kāi)支報銷款項結算
(一)國(guó)庫集中支付相關規定
1.學(xué)校開(kāi)支報銷業務通過(guò)國(guó)庫集中支付系統辦理,支用财政授權支付額度時(shí),須按照國(guó)庫集中支付有關規定以及《現金管理暫行條例》等執行,通過(guò)轉賬、公務卡、現金等方式進(jìn)行支付結算。
2.實行國(guó)庫集中支付制度後(hòu),學(xué)校所有預算内外資金,包括學(xué)生代辦費及往來款項,均納入國(guó)庫集中支付範圍,通過(guò)零餘額賬戶進(jìn)行支付結算。
3.凡列入市級公務卡強制結算目錄的公務支出項目,應在具備刷卡條件的商戶使用公務卡刷卡結算。對(duì)違規使用現金結算的一律不予報銷。
4.實行國(guó)庫集中支付制度改革後(hòu),财政部門及代理銀行將(jiāng)運用信息網絡系統全過(guò)程監控預算單位财政資金的支付活動,對(duì)預算單位支付的每一筆資金的金額、付款科目、付款用途、付款賬戶、收款人、收款賬戶、交易時(shí)間、付款人賬戶餘額等要素進(jìn)行實時(shí)監控。發(fā)現問題并經(jīng)核實後(hòu),對(duì)違規支出實時(shí)止付,對(duì)已支付違規資金要求單位退回,并追究相關人員責任。
(二)公務卡制度有關要求
對(duì)于市級公務卡強制結算目錄規定的公務支出項目,應使用公務卡結算,并填制公務卡開(kāi)支報銷審批單。凡納入以下公務卡強制消費目錄的事(shì)項,不得再使用現金結算。
1.辦公費:指單位購買按财務規定不符合固定資産确認标準的日常辦公用品、報刊雜志等支出。
(1)日常辦公用品支出:指筆、墨、紙張、複印紙等正常辦公用品。
(2)辦公設備維護支出:指計算機、打印機、複印機等的維修維護。
(3)專用材料(實驗實訓耗材、水電材料、文體用品)等低值易耗品。
2.差旅費:指單位工作人員因出差支付的住宿費、旅費等支出。差旅費中的其他支出項目具備用卡條件的,也應用公務卡支付。
(1)住宿費:指單位人員出差入住賓館、招待所費用。
(2)旅費:指飛機票、車船票費用。
3.會(huì)議費:指單位主辦會(huì)議中按規定開(kāi)支的房租費、餐飲費以及文件資料印刷費、會(huì)議場地租用費等支出。
4.印刷費:指零星印刷支出。
5.公務招待費:指單位按規定開(kāi)支的餐飲費、住宿費等支出。
6.水電費:指單位支付的水電費支出。
7.交通費:指公務外出支付的交通費用。
對(duì)特殊情況下使用現金進(jìn)行結算的公務開(kāi)支事(shì)項,辦理報銷時(shí),統一將(jiāng)報銷款彙入本人公務卡中,不再采用現金方式結算。
(三)現金支出範圍
按照《現金管理暫行條例》相關規定,現金支出僅限于以下範圍:
1.支付給非本單位人員的一次性勞務報酬。
2.頒發(fā)給個人的科學(xué)技術、文化藝術、體育等一次性獎金。
3.對(duì)困難職工、病患職工的慰問支出及其他工會(huì)支出。
4.對(duì)擁軍優屬的慰問支出。
5.對(duì)弱勢群體的慰問或救濟支出。
6.對(duì)傷亡人員的撫恤金、喪葬補助費等支出。
7.對(duì)不具備辦理銀行卡條件學(xué)生的助學(xué)金、獎學(xué)金支出。
8.按照國(guó)家政策規定,對(duì)特定群體的政策性補貼支出。
9.單位外出執勤人員或節假日值班人員的誤餐補助支出。
10.搶險救災等緊急支出。
11.其他目前不能(néng)采用轉賬和刷卡支付方式結算的零星商品和勞務支出。
七、報銷業務受理時(shí)間
學(xué)校辦理報銷業務時(shí)間爲:
(一)周一業務學(xué)習和培訓、周五整理憑證,不辦理報銷業務。
(二)周二、三、四辦理報銷業務。
(三)此通知自下發(fā)之日起(qǐ)執行,原《關于規範開(kāi)支報銷管理工作的通知》(渭職院發(fā)〔2016〕11号)自行廢止,開(kāi)支報銷不符合本規定的以本規定爲準。
渭南市聯合職業學(xué)校 2023年9月19日